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Réceptionniste secrétariat

Entreprise anonymeRouiba, Wilaya d’ Alger
CDI
Il y a environ un mois de emploitic.com
  • Archivage et classement des documents administratifs originaux (registres de commerce, Contrats...etc)
  • Mise à jour des documents administratifs.
  • Préparer les dossiers pour les réunions ou les déplacements (y assiste éventuellement).
  • Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, et orientation/accompagnement vers les services et personnes concernés.
  • Etre l’interface entre les clients, les fournisseurs et les représentants du personnel et leurs interlocuteurs (internes et externes).
  • Réception, traitement et diffusion de l’information et tout document quel qu’en soit sa nature (enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission aux services, diffusion de l’information générale, réception et dispatching des factures…etc).
  • Réceptionner les candidats au recrutement et leurs remettre les fiches de renseignements puis les orienté vers les salles des entretiens d’embauche.
  • Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier (papier et électronique)
  • Conseiller et assister les interlocuteurs dans des démarches administratives et dans l'organisation de la vie quotidienne .
  • Gestion des agendas.
  • Fixer les rendez-vous et les confirmer.
  • Organiser les déplacements (réservation billets, hôtels et locations de véhicules).
  • Ventiler les notes ou correspondances internes aux structures destinataires.
  • Archiver et classer les documents par ordre de nature et date de document.
  • Assurer le secrétariat.
  • Assurer la gestion des salles de réunions et des demandes de réservation (vérifier et contrôler leurs états, veiller à la propreté, veiller aux équipements).
  • Assurer les déjeuners quotidiennement et l’organisation interne de divers événements (traiteurs, équipements…etc)
  • Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de l’administration
  • Actualiser l'affichage, les informations, les plaquettes publicitaires mises à la disposition des visiteurs
  • Réaliser des opérations de reprographie, classement, frappe, mise en forme de document, scan...etc.
  • Veillez au maintien permanent de propreté de l’espace réception principale de l’entreprise ainsi qu’a l’affichage (diffusion des spots vidéos sur la Télévision de la réception et son extinction en fin de journée, Bannères, affiches, notes…etc).
  • Tenir à jour différents registres d’arrivée/départ de courrier…etc.

Savoir faire et savoir être:
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